关于做好2016年度文件材料整理归档

工作的通知

市直各单位：

为加强机关档案管理工作，提高各类文件材料归档质量，实现档案工作的规范化、标准化、信息化管理，更好地服务于全市经济社会的发展，根据《中华人民共和国档案法》、《河南省档案管理条例》等有关规定，现就2016年度各类档案材料的收集归档工作通知如下：

一、提高认识，加强对归档文件整理工作的领导

各单位要进一步提高档案意识，加强对档案工作的领导，认真落实档案管理各项规章制度，切实解决好归档工作中文件材料收集的有关问题，为档案工作人员做好文件材料的收集、归档工作创造良好条件。档案人员要认真负责，严格按照国家档案局2015年发布的《归档文件整理规则》（DA/T 22—2015）要求，集中时间，按时圆满完成本单位各门类文件材料的整理归档工作。

二、强化收集，确保归档文件材料齐全完整

各单位要对照本单位的《文件材料归档范围和保管期限表》，全面收集各种文件材料。凡是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌，且已办理完毕的，具有查考利用价值的各种文字、图表、声像和实物等不同载体的文件材料均应收集齐全归档。

各单位要特别加强以下文件材料的收集：本单位在我市“三城联创”、鹤壁樱花文化节和纪念鹤壁建市60周年等重大活动中形成的各类文件材料；本单位党委（组）和局务会议记录、年度计划、总结、专题汇报材料、各类综合统计报表、大事记、组织沿革、干部职工花名册、考核、人事任免、工资调整及调转介绍信等；本单位制发、填报及召开重要会议和举办重大活动形成的文件材料；本单位开展各项业务工作形成的各种业务文件材料及反映本单位工作和各项活动的录音、录像、照片、光盘及相应的原生电子文件等均应收集齐全整理归档。

三、规范整理，积极推动档案信息化建设步伐

各单位归档文件材料要严格按照《归档文件整理规则》标准进行整理归档。要做到“卷件明确、期限准确、装订标准、编目清晰、档号规范、排列有序、装具统一”，同时一并完成对保管期限为永久和30年的文书档案数字化扫描工作，并将数据上传至市档案馆馆室一体化平台数据库，做到纸质与电子档案“双载体”归档。要严格执行相关保密法律法规，涉密文件必须做到单独归档、单独保管，杜绝涉密文件数字化和上网事件的发生。市档案局将通过数字档案室网络平台对市直各单位2016年度档案进行在线指导、审核和接收。

各单位基建档案、设备档案、会计档案、照片档案、实物档案、磁介质档案等专业档案均按照相关标准进行整理，并通过数字档案室软件平台建立电子目录。

市直机关有下属单位的，要负责对所属单位2016年度归档工作指导和监督，确保归档范围内各类文件材料全部归档并整理。

四、加强指导，按时完成年度归档工作

为进一步提高广大档案工作者的业务水平，市档案局将开展《归档文件整理规则》（DA/T 22—2015）和数字档案室软件平台操作培训，还将利用协作组举办小型培训的方式开展业务指导工作，同时业务指导人员将采取结对的方式对相关立档单位进行实地培训指导，使档案员切实掌握归档整理技能，保证按时完成归档工作任务。

各单位应按照国家相关规定，于2017年6月30日前完成年度文件材料的立卷归档工作，并将《2016年度归档文件目录》报送市档案局业务指导科321房间。届时市档案局将对机关单位年度立卷归档情况进行全市检查并通报。

业务指导科联系电话：0392-3328513

电子邮箱：hbsdaj2015@sina.com

                                鹤壁市档案局

2017年4月13日