鹤壁市电子文件归档与管理暂行规定

第一章  总则

第一条  为了加强对本市电子文件的归档与管理，保障电子文件的安全与有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《河南省各级档案馆收集档案、材料暂行办法》等有关规定和《电子文件归档与管理规范》等国家标准，结合本市实际，制定本规定。

第二条  本规定适用于本市各级党政机关、国有企业、事业单位，其他单位参照执行（以下统称为各单位）

第三条  本规定所使用的下列基本概念具有特殊的涵义。

（一）电子文件  指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖于计算机等设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

（二）归档电子文件  指具有查考和凭证价值并作为保存的电子文件。

（三）背景信息  指描述生成电子文件的职能活动，电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。

（四）元数据  指反应电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。

（五）逻辑归档  指在计算机网络上运行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。

（六）物理归档  指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。

（七）真实性  指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。

（八）完整性  指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。

（九）有效性  指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性。

（十）迁移  指将源系统中的电子文件向目的系统进行转移存储的方法与过程。

第二章  管理职责

第四条  各单位要明确电子文件归档与管理工作的职责，并根据本规定，制定并实施电子文件管理的制度和技术措施，确保电子文件的真实性、完整性和有效性。

第五条  各单位分管档案工作的领导，对本单位电子文件的管理负有全面的责任。要将电子文件的管理纳入本单位的信息化建设之中。

第六条  各单位信息化工作部门和档案工作部门要加强协调，在信息化建设和办公自动化系统的设计中，要有档案人员参与，要注意满足档案管理的功能要求。

第七条  各单位档案部门应对电子文件的形成、积累、鉴定、归档等实行全过程监控，负责对本单位归档电子文件的管理和提供利用，保证管理工作的连续性。各单位信息化部门要提供技术支持，确保电子文件的真实性、完整性和有效性。各单位档案人员负责实施对本单位电子文件归档的监督和指导。

第八条  各单位电子文件形成部门要按照本单位档案部门的要求，认真积累本部门形成的电子文件，完成电子文件的归档工作。

第三章  电子文件的收集

第九条  电子文件的收集积累应符合以下要求：

（一）凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的电子文件均应被保留。要收集文件定稿以及相应的背景信息和元数据。记录了文件历次修改痕迹和重要法规性文件的历次修改稿均应被保留。

（二）应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时应随时对电子文件进行备份，定期存储于能够脱机保存的载体上。

（三）对用文字处理技术形成的文本电子文件，应注明文件存储格式、文字处理工具等（见表1）。

（四）采用非通用文件格式的图像电子文件，应将其转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。

（五）对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，应注明其软、硬件环境和相关数据。

（六）对用多媒体设备获得的文件以及采用超媒体链结技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。

（七）对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。

（八）对通用软件产生的电子文件，需注明软件名称、型号、版本号和相关参数手册、说明资料等（见表1）。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集。

（九）计算机系统运行和信息处理等过程中设计的电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一并收集。

（十）对套用统一模版的电子文件，在保证能恢复原形态的情况下，其内容信息可脱离套用模版进行存储，被套用模版作为电子文件的元数据保存。

第十条  电子文件收集积累的格式：

（一）文本电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式。

（二）图像电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。

（三）视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。

（四）音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。

第十一条  电子文件的登记应符合以下要求：

（一）每份电子文件均应由文件形成部门在《电子文件目录》中登记（见表2），每种格式的电子文件均应由信息部门在《电子文件登记表》中登记（见表1）。上述两种电子文件一并向档案部门移交。

（二）电子文件登记表和电子文件目录与电子文件同时保存。

（三）电子文件登记表和电子文件目录制成电子表格时，应与电子文件一同保存，永久保存的电子表格应附有纸质等拷贝件并与相应的电子文件拷贝件一起保存。

（四）电子文件类别指：文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、超媒体链接文件、程序文件、数据文件。

第四章  电子文件的归档

第十二条  电子文件的归档要求：

（一）电子文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按照档案管理要求的格式将其存储到符合要求的脱机载体上。

（二）各单位档案部门要根据本规定，明确本单位电子文件归档的时间、范围、格式要求，保证归档电子文件的质量。

（三）具有永久和长期保存价值的电子文件，在归档时，应同时保存电子文件的纸质版本或缩微品。

（四）归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形成的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。

（五）加密文件应在解密后归档。

（六）压缩文件应在解压缩后进行归档。

第十三条  归档电子文件的鉴定工作由文件形成部门和档案部门共同承担。依照本单位规定的归档范围和保管期限表，确定电子文件的归档范围、密级和划定保管期限，鉴别电子文件的真实性、完整性和有效性。

第十四条  电子文件的归档范围应参照国家档案局关于《机关文件材料归档和不归档的范围》的规定和其他有关科技文件、专门文件归档范围的规定，并结合电子文件的特点，将反映机构主要活动、具有查考利用价值的电子文件及相应的背景信息和元数据纳入归档范围。

第十五条  电子文件保管期限和密级的划分工作，参照国家关于纸质文件材料密级和保管期限的有关规定执行。电子文件背景信息和元数据的保管期限应当与内容信息的保管期限一致。

第十六条  电子文件的归档方式有两种，即逻辑归档和物理归档。

脱机保存时使用的载体，按优先顺序依次为：一次写光盘、磁带、硬磁盘等。不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。

第十七条  电子文件的归档分为两个步骤进行，逻辑归档适时进行，物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。

第十八条  存储电子文件载体的装具上应贴有标签，标签上应注明全宗号和载体编号。

第五章  归档电子文件的移交

第十九条  列入国家综合档案馆接收范围的档案，其形成单位应按照同级国家综合档案馆规定的范围和要求，定期将检验合格的归档电子文件移交同级国家综合档案馆集中保管。

第二十条  归档电子文件的移交和接收可在确保信息安全的前提下通过鹤壁市电子文档中心系统管理软件实现，或各单位向档案馆移送光盘、磁带、硬磁盘。

（一）通过网络进行交接的，移交方首先填写《电子文件交接登记表》（见表3）中相关内容，并随同电子文件（含《电子文件登记表》）（见表1）、《电子文件目录》）一并移交。档案馆对接收的电子文件检验合格后，填写《电子文件交接登记表》（见表3）相应内容，并将登记表送达电子文件移交单位进行确认。

（二）使用脱机载体进行交接的，其装具上加贴由档案馆制发的统一标签，其载体形式如为光盘，应移交一式三套。在接收电子文件时，文件形成单位和档案馆均应对每套文件的载体及其技术环境进行检验，合格率达到100%方可交接。交接双方验收合格后，填写《电子文件交接登记表》（见表3）一式两份，双方各存一份。对检验不合格者，应退回形成单位重新制作。

第二十一条  通过网络实施交接的检验项目包括核实电子文件的真实性、完整性、有效性及其审核手续；核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。对特殊格式的电子文件，应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整；采用脱机载体实施交接的检验项目还应包括载体有无划痕、是否清洁、有无病毒。

第六章  归档电子文件的保管和利用

第二十二条  归档电子文件载体应专库或专柜集中保存

第二十三条  归档电子文件的保管应符合下列条件：

（一）归档载体应作防写处理，不得擦、划、触摸记录涂层。

（二）单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。

（三）归档载体应远离磁场，并与有害气体隔离。

（四）保管环境应符合防尘、防火、防鼠、防虫要求。

（五）保管环境温度选定范围：17℃—20℃；相对湿度选定范围：35%—45%。电子文件载体要避免阳光直接照射。

第二十四条  档案部门每年均应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行依次检查登记。设备更新时应确认库存载体与新设备的兼容性；如不兼容，应及时进行归档电子文件的载体转换工作，原载体保留时间不少于4年。保留期满后，载体按保密要求进行处置。

第二十五条  对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行依次随机抽样机读检验，抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。

第二十六条  档案部门应定期将检验结果填入《归档电子管理登记表》（见表4），并存入全宗卷。

第二十七条  系统设备更新或系统扩充时，应及时对归档电子文件进行迁移操作，并填写《归档电子文件迁移登记表》（见表5）。

第二十八条  利用电子文件时应遵守国家保密规定。凡带密级尚未解密或内部使用不宜公开的电子文件不得在互联网上运行。

第二十九条  对在专网或其他内部网上运行的、具有保密要求的归档电子文件提供利用时，应设置使用权限认证系统或履行使用审批手续。

第三十条  归档电子文件的封存载体不得外借。在提供利用时应使用其拷贝件。

第七章  附则

第三十一条  本规定由鹤壁市档案局负责解释。

第三十二条  本规定自发布之日起施行。