鹤壁市档案局纸质档案数字化操作规范

为加快纸质档案数字化转换工作进程，保证数字化档案的齐全、完整、安全。依照国家档案局《电子文件归档与管理规范》、《纸质档案数字化技术规范》和《全国档案信息化建设实施纲要》的要求，结合我市纸质档案数字转换工作的实际，特制定本规范。

一、档案整理：

1、扫描前必须对档案进行核实，查看档案原件的完整程度，有无缺页、破损现象，如有缺页应在《纸质档案扫描登记单》（见附件2）中填写清楚，规范卷内目录内容。

2、 对于同一份文件存在正本、定稿的情况，在扫描时正本和领导签发的定稿要同时进行扫描；

3、案卷级档案需要拆分扫描时，应注意保护档案原件。如拆分后不能复原的珍贵原件，或破损严重、无法进行扫描的原件要先进行修复；折皱不平影响扫描质量的原件应请示主管领导再决定是否拆分（主要指装订线）或使用专业数码相机进行拍摄(拍摄尺寸在137x90以上)。

 4、每卷（件）档案扫描结束后，要将档案重新装订，恢复其原貌，做到安全、准确、无遗漏。并填写《纸质档案扫描登记单》。

二、数据建库

指将档案目录信息输入计算机。做到在录入数据的同时做好校对工作，并使用通用软件建立数据库。

三、档案扫描：

 1、扫描方式：

（1）、纸张质量好的档案文件可采用高速扫描方式（文档扫描仪）；纸张质量较差、薄、软、超厚的档案文件应采用平板扫描方式。

（2）、根据档案原件幅面的大小选择相应规格的扫描仪进行扫描。对大幅面的档案文件由于扫描后图像拼接技术难度大，又浪费时间、人力，建议采用数码相机拍摄的方式，使用专业数码相机 (拍摄尺寸在137x90以上)，同时要注意被拍摄物的影像要充满取景框。

2、扫描模式：

为保证扫描文件的统一性，真实性和完整性，统一采用24位彩色（百万种颜色）模式进行扫描。

3、扫描分辨率：

（1）、采用24位彩色模式扫描的文件，分辨率选择150 dpi。

（2）、扫描的线数可根据所扫材料的清晰程度作适当的调整。增减的多少以扫描后图像按原尺寸显示后是否清晰可见为标准。

四、图像处理：

1、检查所扫描的图像影像方向是否正确，保证偏斜的角度应小于0.5度。

2、遵循不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则，对图像页面中的黑框、黑边等影响图像质量的杂质，进行去污处理。

3、在亮度、对比度、饱和度、色阶、色彩平衡等方面，对扫描质量不理想的图像进行相应参数的调整，以调整后的图像效果最清晰完整为准。

4、对图像进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节约大量的存储空间。

5、认真填写《纸质档案扫描登记单》，核对案卷内每一份文件的实际扫描张数与前处理时填写的文件张数是否一致，不一致时应在备注栏内填写具体原因。

五、图像存储：

1、图像文件的命名：数据库中该题名所对应文件的档号及档案实体应完全一致。

2、采用24位彩色扫描的图像文件应用“TIFF”格式，将扫描获得的一个或多个图像文件装入一个PDF文件中。

3、确保每份纸质档案文件与其扫描后的电子文件通过档号和图像文件名的一致性，建立起一一对应关系。

4、对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链结技术制作的文件，应使用windows操作系统可以打开的视频和多媒体电子文件，格式采用MPEG、AVI为通用格式。

5、 对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。

六、数据质检：

1、对目录数据库的建库质量进行检查，发现不合格的数据应要求进行修改或重录，目录数据库的准确率应达95％、完整率应达99.5％。

2、检查文件夹的名字是否与数据库中该题名所对应文件的档号及实体档案一致。

3、扫描的每张图像是否符合要求，包括分辨率、扫描模式、存储格式是否符合扫描标准的要求；图像在计算机放大到原始尺寸是否可以看清原件的内容；多余的边框是否去除；文件后缀是否为小写；文件大小是否符合要求；存储格式是否符合要求。使用数码相机拍摄放大后是否清晰。

4、通过存储载体向档案馆进行移交的电子档案，移交与接收部门均应对其载体和技术环境进行检验，确保载体清洁、无划痕、无病毒等。

5、转换后的归档电子文件应存储到符合保管要求的脱机载体上。归档保存的电子文件一般不加密，必须加密电子文件应与其解密软件和说明文件一同归档。

6、认真填写《纸质档案扫描登记单》。

七、数据挂接：

根据文件的档号将目录数据库与图像文件进行挂接。挂接过程中应通过参看图像文件，检查图文内容与目录数据信息是否一致。图像文件与目录数据的挂接要做到准确无误。

八、数据验收：

以定期抽检的方式检查完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据对接的总体质量。抽检率在纸质档案数字化转换文件的10%左右，发现错情应通知有关人员及时修改。

九、数据备份：

1、纸质档案数字化转换验收合格后的完整数据应及时进行备份。

2、及时刻录光盘或存储于能脱机保存的载体上，推荐采用的载体的优先顺序是：只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、硬磁盘，不允许用软磁盘作为长期存储数据的载体。一式 3份，（一份利用，一份备用，一份异地保存）。刻录采用DVD格式，一方面保证可读性，另一方面一旦某张光盘出错，也能在量上减少损失。

3、备份过程中也应进行备份质量的检查。备份质量检查的内容有图像文件能否打开、图像信息是否完整、文件数量是否准确等。

4、数据备份后应在载体上标注好盘内文件内容、类别、存入日期及磁盘编号等，如需要保密还要标明密级。
5、认真填写《纸质档案数字化备份登记表》。

十、安全保证：

１、纸质档案数字化转换过程中，要建立符合安全要求的操作日志，随时记录档案数字化转换过程中操作人员在时间、项目、内容、设备等运行状态，以保证档案在转换过程中的安全。

２、扫描人员上岗前要进行身份登记, 外聘公司要具有相关部门颁发的档案扫描、影像制作的资质证书，同时，参与扫描的工作人员要实行持证上岗，坚决杜绝携带档案进行异地扫描。

３、为保证档案的安全，现场必须配备监控设备，建立扫描现场跟踪视频监控，以防档案资料泄密造成不可挽回的损失。在扫描工作完成后，将视频影像刻录成光盘一并归档。在档案执法检查时对档案数字化转换工作要随机抽查扫描现场跟踪视频监控资料。