如何做好档案保密工作

档案资料是有密级的，其等级是根据《保密法》有关规定进行划分，确定档案的密级，就是为了让档案工作人员根据不同的密级采取不同的管理措施，最大限度地提供利用档案。但其秘密性不是一成不变的。如果一成不变地看待档案资料的保密性，无视其秘密性的时效和范围，将人为地增加档案资料保密、管理难度，阻塞使用通道，增加使用成本，降低使用效率。那么，如何在实际工作中做好档案的保密工作呢？

一、加大对档案保密工作的宣传力度

加强保密工作的宣传是加强档案保密建设的客观要求，是每个档案管理人员的神圣职责。能让档案利用者受到教育，知晓档案法规，明确法律责任与违法行为界限等，就可以少犯法、不犯法。我国的档案法制建设如何，除了取决于自身系统要素外，在很大程度上还受着社会环境的影响。产生这种现象的根源，一是宣传不到位，二是执行力度不够。因此应加大对档案法制的深入学习与舆论宣传，强化全员的保密意识，增强保密法制观念，做好依法治密。

二、明确职责，强化档案管理人员的保密意识和管理素质

档案管理人员的特殊地位和身份，使其具备了知密早、知密多、知密深的特点，对档案信息的保护负有比一般工作人员更为重大的责任。特别担负利用服务工作的档案管理人员，是利用制度的直接贯彻者，对档案的安全负有直接责任，要持之以恒，时刻警惕，具备较高的职业素质，不仅要做到手续清楚，而且要防止“无形”储存在头脑中秘密的泄露。由于档案管理人员经常接触到档案中涉及的一些未开放的信息（包括国家机密、商业秘密及个人隐私等），这些信息随着主人的社会活动被带到各个复杂的场合，往往一句话，说者无意，听者有心，在不知不觉中就可能泄露了一些未公开的信息，所以档案管理人员无论在什么场合，都应把保守档案信息的安全作为自己神圣的职责和应尽的义务。

三、完善档案保密工作制度

除制定档案保密制度、档案库房管理制度、查阅档案制度、档案利用规章等制度外，档案管理人员还要根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行，并在实践中认真加以总结，不断充实和完善，有效地规范和约束档案建设及使用管理中的工作行为，使档案使用管理始终沿着健康的轨道发展。

四、解放思想，正确处理档案的保密与利用问题

在现实工作中，机密档案应该保密，以免对国家或集体造成损失，但保密的目的就是为了利用，是需要在一定时间、地点、范围限制内完成的，“保而不用”不仅会失去保的意义，更会失去档案的存在价值。当然，利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用会造成危害。所以，对档案工作者来说，保密与利用两者都十分重要，决不可偏废。为了使档案资料得到充分合理的利用，首先要认真做好档案的开放工作。开放档案并不意味着要放弃保护国家秘密，而是在严格执行有关保密法规的基础上，有序地正确地执行开放档案的政策。做好这项工作，既需要档案工作人员对保密法及相关制度规定非常熟悉，更需要相关人员都能严格执行有关的保密法规，做好对开放档案的审查、调密解密及相关配套工作，以保证档案开放合理有序的进行。

五、按要求、按标准做好档案的解密工作

解密是由原确定密级的机关、单位或其上级机关进行。对于档案管理人员应重点做好以下几项工作：一是初审，根据规定要求对即将解密开放的档案资料逐件进行审查，初步判定开放与控制使用范围。二是中审，由具有较高政策水平和业务能力的同志，重点审查初审中没能判定开放与控制使用的部分档案，以确定其取舍。三是终审，由原确定密级的机关、单位或其上级机关有关领导，根据初审和中审的情况，权衡利弊，进行综合分析、审查，最终决定与批准档案的开放与否。

六、加强高密档案的管理与监督措施

首先要设保险柜、保险锁、防盗器，从保管条件上确保绝密档案的安全；

其次，必须杜绝绝密和非密文件、高密级和一般密级文件混合组卷、混合保管、混合提供，以免造成扩散机密的漏洞。

    再次，要统一组织安装监控设备，完善监控机制，对某些为获取凭证而来查阅档案的利用者，要严格防止偷撕或涂改档案，以免造成不可逆转的损失和丢失档案情况。

为了档案事业健康的发展，我们应从加大宣传力度、强化人员意识、完善工作制度、正确处理保密与利用等方面做好档案保密工作，更好地促进档案为经济发展、社会进步服务。