新技术条件下归档管理的新理念

□ 邓斐蔚

       本文所称“归档管理”，是指机关、企事业等单位的档案馆（室）对其文件形成处理部门，从文件收集、整理到归档全过程的管理。我国实行档案综合管理以来，各单位档案馆（室）与文件处理部门建立了归档业务关系，归档管理的模式也经历了从被动的纯手工式操作，到先进的计算机及网络功能应用的过程。本文借鉴现代管理学和全面质量管理学等原理和方法，提出新技术条件下归档管理网络化、标准化、定量化相结合的新理念和新内涵，旨在实现具有对归档过程和质量进行实时监控的标准和功能，并对归档部门进行科学量化管理的网络系统，从而提高归档管理的现代化水平，达到优化档案馆藏的目的。

       归档管理新理念提出的背景及意义

     随着档案管理系统的普及，许多单位档案馆（室）逐步实现了计算机系统的目录管理和全文管理条件下的纸质、声像、实物和电子文件的归档，有的还实现了网络化电子文件归档。但是，归档管理模式并没有根本性突破，主要表现在，对归档部门的业务指导方法不得力，兼职档案人员的管理不到位；归档文件的质量管理处于薄弱状态，无法对以下问题进行全面系统的实时监控和综合评价，如各门类载体材料收集是否齐全完整、内容是否真实有效，整理是否规范，归档是否及时，以及各部门的归档难度、归档数量等。即便是各类综合管理达标升级的考核程序，也只能对已归档的材料进行抽查。显然，传统的归档模式对于如何提高归档效率，实现对文件形成与归档的过程、时间和质量的实时监控，以及建立对归档人员激励评价的科学管理机制，仍缺乏科学有效的解决方法。

       现代管理学将管理定义为“一个协调工作活动的过程，以及能够有效率和有效果地同别人一起或通过别人实现组织的目标”。这一原理也同样适用于部门归档管理。档案专职管理人员与各归档部门兼职人员之间的配合，是归档管理的主体力量，而且，归档管理也是以一系列的具体过程来体现工作效率和实现质量管理目标的。如果说传统的归档过程谈不上真正意义上的管理，那么，在目前新技术条件下，研究并实现网络化、标准化、定量化相结合的归档管理新模式，将能够有计划、有组织、有领导、有控制地实现对归档程序的完善、归档质量的监控、对归档人员的评价和激励等管理目标。因此，本文有关网络化、标准化、定量化归档管理新方法的研究，对于提高归档管理的效率和质量具有现实意义。

       新技术条件下归档管理的新理念和内涵

       传统档案管理学在归档这一应用管理方面的研究已具有许多成果，如对归档的收集和整理都有详尽论述。各类档案综合管理达标考核标准，也对档案的收集和整理有简单的量化标准。而对于档案管理的理念认识，有学者提出了“中国档案学的基本理念就是围绕管理效率问题建构的”。现代档案学认为“先进管理理念的引入是文件与档案管理工作发展的必然要求”，而归档管理是档案管理的基础，其管理理念应随着管理技术条件的更新而不断完善。为此，笔者尝试论述网络化、标准化、定量化相结合的归档管理的新理念和内涵。

       1.网络化——部门归档管理的桥梁

       部门归档管理的网络化，搭起档案馆（室）与各归档部门之间的管理平台。实行网络系统管理，是实现标准化、定量化归档管理模式的前提条件。

       计算机网络的应用不受时间和空间限制，具有自动统计、功能灵活、易于操作等特点，不仅有利于档案部门与归档部门的沟通，更有利于对归档管理各环节过程的控制和管理。对于网络化归档管理方法来说，网络化使归档管理前端控制的范围更为广泛。目前，前端控制的理论不仅仅是对于电子文件的归档而言，任何类别载体的文件材料，都可以从归档源头上进行质量控制，通过部门归档兼职档案员和档案管理接收人的归档过程，操作这一网络管理平台，形成部门归档质量实时监控、评价的基础数据，以充分发挥网络化管理的优势。

       2.标准化——部门归档质量控制的依据

      部门归档管理的标准化，就是要根据文件材料归档的规范要求，建立适应于计算机网络操作的各项归档定量化标准。科学合理的归档管理标准，是实现网络化、定量化归档管理的重要依据。

       现代管理学认为，如果不对工作过程进行监督和评估，提高质量管理是不可能的，全面质量管理理论也将“关注过程”作为重要内容。为了确保产品质量，就要实行全面的、全过程的、全员参与的质量管理。而对质量的要求，既指产品的质量，也包括工作的质量。通过对过程的控制，使每个环节的工作质量都符合标准要求。部门归档的过程，不但是档案馆（室）人员和各部门兼职档案人员共同参与的一项管理，也涉及单位的各级负责人和业务人员。由于归档材料具有来源分散、种类多、载体多，归档工作具有环节多，以及部门归档的数量和各门类档案的收集整理存在难度差异等特点，从文件的形成到归档，客观上、主观上都存在着复杂和多方面的质量因素。目前我国尚没有专门针对部门归档管理的量化标准，一些行业的档案管理考评标准，如《企业档案工作目标管理考核标准》、《科技事业单位档案管理升级考核标准》等，对文件形成和档案整理的质量，以及收集齐全完整、归档时间等也有一些规定，但缺少全面、系统的归档管理标准指标。因此，笔者认为，全面质量管理理念下的网络化、定量化归档管理标准和指标，必须遵循归档管理的工作流程和内在规律，涵盖归档各项管理细节的质量、时间、数量、难度、行为等特征的全方位的质量控制和评价。其归档标准应层次化，可以细化和量化到每一项归档要求，如归档范围、归档时间、归档人、归档文件的质量、案卷整理的质量、归档数量、归档难度等，组成一个权责分明、相互协作的质量管理评价标准。

       3.定量化——部门归档管理监控评价的手段

       部门归档的定量化管理，即归档管理标准的各项技术指标计算方法的制定，是体现量化管理的合理性、科学性的关键，必须运用现代先进的科学方法，如统计学、现代综合评价方法和数学等原理，将归档管理的标准进行科学量化，以适应网络化、标准化管理要求。因此，归档管理的定量化是实行网络化、标准化归档管理的核心内容，是实现质量管理的重要手段。

       质量就是“一组固有特性、满足要求的程度”。现代质量管理学强调“数据是质量管理的基础”，定量化在管理应用方面，包含了统计学、最优化方法、信息模型和计算机模拟等内容，以用于改进管理决策的制定。显然，传统档案管理学少有与定量化相结合的研究，虽然在1989年企业档案管理升级考评标准中，已有归档率、完整率、准确率3个归档定量指标，但仍然缺少科学系统的归档定量化方面的研究。由于归档管理质量控制的过程，决定了归档管理各类标准内容存在不同的重要程度，也决定了归档管理各类指标分数应按权重设计才具有合理性。权重分数的设计可以有多种科学的计算方法，如通过层次分析法（AHP）、问卷调查统计法、专家认定法等相结合，全面分析权重分数的合理性，予以确定各项评价指标的分数。在确定各项归档管理指标的权重分数的基础上，还需全面具体地分析各项指标内容的内在规律和特点，结合本单位的归档工作实际，构建归档管理量化指标相应的数学计算公式。使从文件形成到归档过程的每一个环节的优劣程度，以数量化的形式，一目了然，起到档案馆（室）对部门归档的系统控制和全程管理。