浚 县 档 案 局 关于认真做好2014年度文件归档工作的 通 知
各乡镇、街道办,县直各单位: 为了认真贯彻执行中共中央办公厅、国务院办公厅《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》和省委办公厅、省政府办公厅《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》及省、市档案工作会议精神。努力推动我县档案工作又快又好发展,真正发挥档案存凭、留史、资政、育人的作用,结合我县档案工作实际,现对2014年度各单位文件收集、整理、归档工作作出如下通知。 一、收集归档的范围 凡是本机关办理完毕具有保存价值的各种载体的文件材料、声像材料均属收集归档范围,具体包括以下几个方面。 1、本机关形成的文件材料:(1)会议文件材料:本机关党、政、工、团、妇召开的代表会、工作会、党委(组)、行政领导办公会、专业会及外出参加会议针对本机关主管业务的会议材料。(2)正式文件:本机关制发的(包括转发、合发、本机关上级批复,下级机关请示等 )正式文件的签发稿(定稿)的印刷稿,重要文件的修改稿。(3)较重要的材料,本机关形成的白头文件:如工作计划、总结、报告、规章、调查、统计、干部报表、党员报表、财务、交接账务、人事(日常工作及死亡干部档案)合同、协议、科学研究、刊物、出版物,重要的人民来信来访,领导批示、领导的题词、电报、电话记录、会议记录,从外单位转来与本机关有关的文件材料,反映本机关的历史沿革,大事记,年鉴,重要活动的简报,荣誉证书,声像材料,实物(印模、奖杯,锦旗)。(4)专业文件材料:本机关主管业务形成的专业文件材料。 2、上级机关的文件材料:(1)需要贯彻执行的会议主要文件材料,本机关主要业务的文件以及非本机关主管业务的法规性文件;领导人、人民代表等视察、检查本机关的文件材料(含声像材料)。(2)上级机关草拟的并被采用的文件的最后草稿和印本(包括报纸、刊物转载的)。 3、根据社会发展需求,还要加强新领域、新阶层、新业态方面的文件材料收集的整理归档工作。 二、基本要求 1、各单位要高度重视文件的收集、整理、归档工作,要依据《中华人民共和国档案法》第十条的规定:“对国家规定应当立卷归档的文件材料,必须按照规定定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交,集中管理,任何个人不得据为己有”的要求,将机关各科室办理完毕的文件材料收集齐全。 2、归档文件的整理:必须按照国家档案局颁布的《归档文件整理规则》、国家档案局8令号执行,在整理过程中要遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,将归档文件装订、分类、排列、编号、编目、装盒。 3、归档文件整理的质量要求:各机关要进一步提高对机关档案工作重要性的认识,创新工作机制,拓宽收集渠道,务必保证归档文件齐全完整。已破损的文件应予修整,字迹模糊或易褪变的文件应予复制。整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。 三、检查验收 各单位自接到文件之日起,要组织有关人员认真做好2014年度文件归档整理工作,积极行动起来。2015年6月底前必须完成本单位的文件收集整理归档工作。有独立核算的二级机构的单位,还要督促、指导他们同时完成文件收集整理归档工作。七月份档案局将与县人大法工委、政府法制办,依据《中华人民共和国档案法》和《河南省档案管理条例》的要求,分期、分批对各单位的文件收集整理归档工作进行检查。对没有按时收集整理归档的单位,进行通报批评。对拒不执行的,根据《档案法》和《河南省档案管理条例》的有关规定进行处罚。对无辜造成文件丢失或损坏的将追究当事人的责任。 附件:机关文书档案保管期限表
浚县档案局 2015年4月13日
附件
机关文书档案保管期限表
一、机关文书档案的保管期限限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。 二、永久保管的文书档案主要包括: (一)机关制定的法规政策性文件材料; (二)机关召开的重要会议、举办重大活动形成的主要文件材料; (三)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料; (四)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示,重要的报告、总结、综合统计报表等; (五)本机关机构演变、人事任免等文件材料; (六)本机关房屋买卖、土地征用,重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料; (七)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料; (八)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示、与机关复函、批复等文件材料。 三、定期保管的文书档案主要包括 (一)本机关职能活动中形成的一般性文件材料; (二)本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件 材料; (三)本机关人事管理工作中形成的一般性文件材料; (四)本机关一般性事务管理文件材料; (五)本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示,一般性工作报告、总结、统计报表等; (六)上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料; (七)上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料; (八)同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、批复等文件材料; (九)下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料
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